こんにちは、堤です。
センドのブログにお越しいただき、ありがとうございます。
私が総務担当になり、もうすぐ1年経ちます。
そこで今回は、「総務ってどんな仕事？」という状態で引継ぎ、今日までどのような総務業務をしてきたかお伝えしたいと思います。
このブログを読んで、総務の仕事のイメージが掴めた！と感じていただければ幸いです。
総務とは
総務は、会社全体を円滑に運営するために必要な業務を担っています。
一般的には、備品管理、会議や社内イベントの企画運営、電話や来客対応、ファイリングなど、どの部署にも属さないさまざまな業務が総務の担当領域となります。
会社の事業内容や規模によって異なりますが、今回は30名規模の会社での総務業務となります。
主な業務内容
健康診断の手配、調整
胃カメラ・大腸カメラの予約枠確保のため、半年以上前から動き出します。受診メニューの選定、希望日のヒアリング、病院と予約の調整などを経て、全員受診を終えて診断結果と請求書が揃ってようやくホッとできます。
注文・手配
会社のイメージに直結するお中元・お歳暮、お礼状、贈答品、弔電の手配も総務の重要な業務です。マナーや一般常識を調べ、慎重に手配を進めます。疑問が生じた時はChatGPTに相談しています。
備品管理
・日用品の発注
Amazonやアスクルを利用し、1～2週間に一度、在庫状況を確認して注文しています。見落とすこともあるので、ストック切れそうです！と教えてもらえてとても助かっています！
・パソコンの購入
情報システム担当からの購入依頼を受け、見積の依頼から価格交渉、購入手続きまでを行います。
・PC周辺機器の交換、購入
マウス・キーボード、ヘッドセットなど、経年劣化や事故による故障に応じて交換・補充を行います。同じモデルの追加購入か、別のモデルへ移行すべきか…商品の検討も今後はしていきたいです。
・オフィスの整理整頓
給湯室の水切りカゴやワゴンを増やしたり、会議室のLANケーブルを整えたり、冷蔵庫の置き場所を変えて来客対応の導線を改善したり、気になるところを少しずつ整えました。次は1階のトイレに鏡を設置したいです。
・音響機器の購入
会社イベントでマイクを4本以上使用できるようにするために、機材は何があれば実現可能なのか？と調べるところから始まりました。金額のプレッシャーから機材レンタルを利用してテストしたのですが、そこにたどり着くまで長く険しく、素人には難しかったです。総務の仕事って幅広い！と感じた一件でした。
・書籍購入・管理
書籍の購入依頼を受け、注文後は「書籍管理BIZ」アプリに登録して管理しています。昨年12月には2階に本棚を新設し、ちょっとした図書スペースができました。
施設管理
・清掃管理
毎週の朝掃除に加え、年末の大掃除では普段届きにくい場所も含めた計画的な清掃を実施しています。掃除道具の管理もしているので、必要な道具に気づいたらご相談してもらえると嬉しいです。
・不具合対応
電話機やインターホン、コピー機などのトラブルは総務が受け付け、専門業者に相談して解決しています。その他、1階の蛇口の水が少ししか出ないなど、建物の問題は総務に集まってくることが多いので、メンテナンスを試してみたり、メーカーへ問い合わせて対応しています。
・不法投棄対応
オフィスのゴミ捨て場で不法投棄が発生したのですが、どこかの誰かの仕事を押し付けられているような悲しみのなか対応しました。
・消防点検
年2回の消防点検立ち会い、非常灯、ブレーカー、消火器の配置などを確認しています。この1年でだいぶオフィスのことに詳しくなったと思います。
社内ポータルサイト運営
引っ越しするときの社内手続きは？経費精算のマニュアルはどこ？などの質問を担当者に聞かなくてもすぐに解決できるようにするべく、社内ポータルサイトを整備中です。このブログが公開される頃には、開発グループとコーポレートグループの協力で完成している予定です！
最後に
一部ですが、総務の仕事についてお話させていただきました。
初めてのケースも多く、理解や判断に時間が掛かってもどかしいこともあります。ですが、対応する範囲が広いぶん様々な経験できるので学ぶことも多いです。2年目では総務としてもっとアンテナを張って、より環境を整えていきたいと思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
